Egy event megszervezése könnyű, pár telefon, foglalás, és el is van intézve az egész, legalábbis sokan így vélik. Természetesen tévedésben vannak, hiszen egy rendezvény során számos buktató lehet, amire ha nem figyelünk oda, akkor eredménytelenül fog lezajlódni az esemény, legyen az üzleti vagy épp szórakoztató célú.
Tíz tényt szedtünk össze, amelyek betartása nélkülözhetetlen, hogy minden működjön.
- Az esemény célja:
Miért tartja az eseményt? Meg lennének lepve, de sokan nem tudnak méltó választ adni erre az egyszerű kérdésre. Több oka is lehet, legyen a népszerűsítés, üzlet, termék bevezetése, meg kell találni az okot, amiért létrehozzuk. - Kik a meghívottak/ ki a célközönség
Attól függően, hogy milyen típusú rendezvényről is van szó, meg kell határozni egy célcsoportot, akiket a kommunikációnkkal el szeretnénk érni - Milyen csatornán keresztül kommunikáljunk?
Szintén fontos kérdés, fontos, hogy legyen egy megbízható e-mail adatbázisunk, hozzá pedig egy stabil e-mailes rendszer, amely segítségével, tömegével küldhetünk üzeneteket úgy, hogy ne a spam-be kerüljenek. - Logisztikai kérdések
Talán a legszárazabb része egy szervezésnek, fontos táblázatban kezelni minden apró részletet, miből mennyire van szükség, mekkora költséggel jár, működtetés, szállítási költség, egyebek. Sok esemény ezen a ponton csúszik meg, fontos alaposan kezelni ezt a részt. - Emberek/cégek bevonása a rendezvénybe
Előrendeltük az ételeket, elküldtük az üzeneteket, viszont fontos, hogy kikkel dolgozunk együtt. Legyen az egy esemény moderátora vagy a program felelősei, fontos, hogy megfelelő csapatot hozzunk létre, olyanokat, akikben megbízunk és tudjuk, hogy együtt sikerre visszük a rendezvényt.
- Ajándékok
Apró kis kedvesség, de mind a szereplőknek, mind a vendégeknek jól eshet egy kis apróság, amely a rendezvényről szól vagy akár rólunk, egy a cég nevével ellátott kis apróság. - Legyen felkészülve a kérdésekre.
Akár egy sajtótájékoztatóról van szó, akár a megrendelőkkel és az ügyfelekkel lévő kapcsolattartásról, készüljön fel kemény kérdésekre, és lehetőleg ezekre tudjon válaszolni. Egy bizonytalan válasz rossz színbe tüntethet fel minket. - Támaszok az események során
Mindig szükséges megfelelő csapatot létrehozni, olyan munkaerőket kiválasztani, akikben maradéktalanul megbízunk, akikkel sikeresen együttműködhetünk. Készítsen ütemtervet, amelyben a csapattagok ráérésének idejét összegzik. Nincs is annál rosszabb, mint kedvetlen vagy épp ideges személyzettel dolgozni. - Dokumentálni, dokumentálni, dokumentálni
Ahogy már az előbb említettem, célszerű minden apró részletről lejegyzést készíteni, hogy ha valami hiba csúszott a gépezetbe, tudjunk reagálni rá.
Vezessünk eseménynaplót, írásokkal, statisztikával, képekkel, videókkal, amikkel magunknak is tudunk segíteni, de akár az oldalunkra is feltölthetjük, így a megrendelők számára is adhatunk visszajelzést, hogy miképp építettük fel a rendezvényt.
- Kérdezés, felülvizsgálat
Célszerű egy esemény után megnézni a visszajelzéseket, nyomon követni az utózöngéjét az egésznek. Tudja meg mivel voltak elégedettek, és mivel elégedetlenek, így a következő eseményt felkészültebben rendezhetik meg.
https://www.marketing-partners.com/conversations2/top-10-things-to-remember-for-event-planning